En las contrataciones públicas, una oferta correctamente elaborada puede quedar fuera de competencia por un error en su presentación. Del mismo modo, un registro incorrecto en el SEACE puede ocasionar observaciones y retrasos en un procedimiento de selección.
Con la aplicación de la Ley N.º 32069, Ley General de Contrataciones Públicas, y la implementación progresiva de PLADICOP, los funcionarios de Logística y Abastecimiento, así como los proveedores del Estado, necesitan fortalecer sus conocimientos normativos y operativos.
Conoce cinco errores que pueden comprometer una contratación pública y cómo prevenirlos.
Antes de convocar un procedimiento de selección, las entidades deben verificar que la información registrada en el SEACE sea consistente con la documentación aprobada.
Por ejemplo, si el expediente establece determinadas condiciones de contratación, pero las bases publicadas contienen información diferente, pueden surgir observaciones que afecten el desarrollo del procedimiento.
¿Qué debe verificarse?
Recomendación: No basta con completar los campos del sistema. Es fundamental comprobar que los datos registrados coincidan con los documentos correspondientes.
Una de las equivocaciones que deben evitar los proveedores es preparar su propuesta utilizando únicamente las bases publicadas inicialmente.
Durante el procedimiento pueden formularse consultas y observaciones que den lugar a precisiones o modificaciones reflejadas en las bases integradas.
¿Cuál es el riesgo?
El proveedor podría presentar documentos que no respondan a las condiciones finalmente establecidas, afectando la evaluación de su oferta.
Recomendación: Antes de presentar una propuesta, revisa la versión aplicable de las bases integradas, especialmente los requisitos de calificación, las especificaciones técnicas y los factores de evaluación.
Este es uno de los aspectos más importantes que deben conocer los proveedores del Estado.
El artículo 78 del Reglamento de la Ley N.º 32069 establece las reglas para la subsanación de ofertas. Los evaluadores pueden solicitar la corrección de determinadas omisiones o errores materiales o formales, siempre que no se altere el contenido esencial de la oferta.
Esto significa que la subsanación tiene límites.
Ejemplo: Si un proveedor presenta un documento con un error formal, deberá evaluarse si corresponde solicitar su corrección conforme a las condiciones normativas.
Sin embargo, no debe asumir que podrá incorporar o modificar libremente cualquier información después del cierre de presentación de ofertas.
Recomendación: Verifica toda la documentación antes de presentarla y conoce las condiciones de subsanación establecidas por la normativa vigente.
El cronograma de un procedimiento de selección es determinante para la participación de los proveedores.
Según las orientaciones del OECE, para los procedimientos correspondientes se contempla un plazo mínimo de siete días hábiles para presentar ofertas desde la publicación de la integración de bases o del pronunciamiento con integración definitiva, según corresponda. En determinadas modalidades abreviadas, el mínimo es de tres días hábiles.
Los plazos específicos dependen del procedimiento y de las disposiciones aplicables.
¿Dónde está el error?
En asumir que todos los procedimientos tienen los mismos plazos o dejar la presentación electrónica para el último momento.
Recomendación: Revisa el cronograma vigente en el SEACE y comprueba que tu oferta haya sido presentada correctamente dentro del periodo habilitado.
Los usuarios que realizan registros en el SEACE deben contar con las credenciales y los permisos correspondientes a sus funciones.
El Certificado SEACE permite acceder al sistema mediante un usuario y contraseña, con roles y privilegios definidos conforme a las disposiciones aplicables.
¿Qué puede suceder?
Si un funcionario intenta realizar una operación con un perfil que no tiene los permisos necesarios, podría encontrar restricciones que dificulten el registro oportuno de información.
Recomendación: Antes de realizar una operación, verifica que el usuario se encuentre habilitado y cuente con los permisos correspondientes.
Una empresa participa en un concurso público para brindar servicios de mantenimiento a una municipalidad.
Después de presentar su oferta, los evaluadores identifican una inconsistencia formal en uno de los documentos.
El proveedor recibe una solicitud de subsanación y considera que puede reemplazar libremente la documentación presentada.
¿Qué debería hacer?
Primero, revisar exactamente qué información se solicita corregir y verificar que la subsanación no implique alterar el contenido esencial de su oferta.
Posteriormente, deberá presentar la documentación correspondiente mediante el procedimiento habilitado y dentro del plazo otorgado.
Aprendizaje clave: La posibilidad de subsanar no autoriza a modificar cualquier aspecto de una propuesta. Cada situación requiere evaluar las condiciones establecidas en el artículo 78 del Reglamento.
La gestión de las contrataciones públicas exige mucho más que conocer las disposiciones legales.
Los profesionales deben comprender cómo se registran los procedimientos, cómo se interpretan las bases, qué condiciones rigen la presentación de ofertas y cuáles son los errores que pueden afectar una contratación.
Dominar estas herramientas permite desarrollar una gestión más ordenada, transparente y eficiente.
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1.- Organismo Especializado para las Contrataciones Públicas Eficientes (OECE). Ley N.º 32069, Ley General de Contrataciones Públicas, y su Reglamento actualizados.
3.- OECE. ¿Cuál es el plazo para presentar una oferta?.
5.- OECE. Solicitar el Certificado SEACE.
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